Lettera sollecito pagamento: come fare ?

Lettera di sollecito pagamento

Come scrivere una lettera di sollecito pagamento

Scrivere una lettera di sollecito pagamento è utile per tutti coloro che si trovano in una condizione creditoria ovvero che sono in attesa del rientro dei propri crediti una volta scaduto quel lasso di tempo durante il quale i clienti avrebbero dovuto pagare i beni acquistati, le prestazioni professionali o i servizi di cui hanno usufruito.

Fac simile sollecito pagamento (modello word)

Fac simile sollecito pagamento (modello pdf)

Và sottolineato che la lettera di sollecito a pagare è utilizzabile autonomamente sia dagli imprenditori che dai liberi professionisti, dai negozianti, dagli amministratori di condominio, dagli enti pubblici, dai lavoratori dipendenti o dagli addetti alla contabilità.

La lettera può essere scritta personalmente. Bisogna tuttavia sottolineare che affidarne la scrittura ad un avvocato garantisce maggiore sicurezza nella redazione e conferisce alla lettera stessa un maggiore potere “persuasivo” nei confronti del debitore.

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Allora come fare una lettera di sollecito pagamento? Qui di seguito ecco alcuni approfondimenti al riguardo.

Affidare la revisione ad un avvocato

Un modo per aumentare le possibilità di un recupero dei crediti ad un costo bassissimo: scrivere personalmente la lettera di sollecito e poi affidarla ad un avvocato semplicemente per una revisione.

Fermare la prescrizione dei debiti

E’ fondamentale capire che la lettera di recupero del credito è uno strumento formale la cui richiesta di pagamento ferma il termine di prescrizione dei debiti dei clienti, che così ricomincia da capo. Quando anche non riscuote il risultato voluto, il pagamento della somma richiesta, la lettera di sollecito è comunque importante per evitare la perdita del diritto a pretendere il pagamento delle somme dovute.

A questo proposito riportiamo alcuni termini di prescrizione, che variano da 6 mesi a 10 anni e dipendono dalla tipologia di debito. Ad esempio, per le promesse di pagamento dei contratti e delle obbligazioni unilaterali, il termine di prescrizione è di 10 anni. Per i canoni di locazione e lo stipendio il termine di prescrizione è di 5 anni, per il bollo auto è di 3 anni, per le bollette dell’elettricità è di 2 anni, per i premi assicurativi è di 1 anno e per le spese di vitto e alloggio in ambito alberghiero è di 6 mesi.

La lettera di sollecito pagamento in sintesi

  1. Va scritta quando si è in attesa del rientro dei propri crediti dopo la scadenza entro cui i clienti dovevano pagarli.
  2. E’ uno strumento in forma scritta utilizzato dagli avvocati per il recupero crediti extra-giudiziale.
  3. Può essere sfruttata da qualsiasi creditore.
  4. Ferma il termine di prescrizione dei debiti.
  5. Diventa sempre più pressoria verso il cliente inadempiente in dipendenza del trascorrere del tempo.
  6. Va spedita via raccomandata A/R, consegnata a mano ad un soggetto autorizzato a ritirare la corrispondenza oppure inviata via posta elettronica certificata.

Quante lettere di sollecito pagamento inviare ?

Nel tentativo di recuperare il proprio credito è consigliabile seguire una certa sequenza temporale nelle proprie azioni. Le lettere di sollecito pagamento possono essere più di una: chiaramente  si inizierà con un tono bonario, facendosi via via più pressanti con il passare del tempo. E’ importante che, nell’eventualità di una futura causa, dalle lettere sia possibile ricostruire la sequenza temporale e che sia dimostrabile l’impegno profuso nella ricerca di una contrattazione bonaria prima di arrivare alle vie legali.

Ogni lettera deve essere spedita via raccomandata con ricevuta di ritorno o con una e-mail certificata con notifica di consegna e conferma di lettura oppure consegnata a mano ad un soggetto autorizzato a ritirare la posta.

Quindi, più trascorre del tempo dal termine entro cui il debitore avrebbe dovuto pagare il suo debito, e più la lettera di sollecito pagamento diventa pressoria. I passaggi, ovvero il numero di lettere da inviare, sono solitamente tre.

La prima lettera di sollecito pagamento deve rappresentare un appello moderato simile ad un promemoria, in quanto bisogna tener conto del fatto che il debitore potrebbe avere un impedimento molto grave per cui non sta pagando, ad esempio un ricovero ospedaliero. Il cliente inadempiente potrebbe anche aver dimenticato il debito perché dei pagamenti si occupava qualcun altro, per esempio un parente o un contabile ormai deceduto, trasferitosi o con cui si sono persi i contatti per svariate motivazioni.

La stessa cosa vale anche per la seconda lettera per reclamare i pagamenti in cui però è opportuno inserire il riferimento alla prima lettera per sollecito pagamento ed avere un tono più deciso, anche se comunque collaborativo.

Mentre la terza lettera di intimazione pagamento deve prevede un ultimatum, ossia un avvertimento con un tono severo di essere costretti ad andare per vie legali se il cliente inadempiente continua a non pagare.

Inoltre alla fine della terza lettera per sollecito a pagare è necessario inserire la frase: “la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge”.

Non dimentichiamoci di sottolineare che le lettere di sollecito di pagamento vengono chiamate anche lettere di messa in mora, in quanto il creditore può richiedere degli interessi a partire dal momento stesso in cui il debitore riceve la lettera di reclamo a pagare.

Lettera per mancato pagamento del contratto di locazione

La lettera per mancato pagamento affitto deve essere utilizzata dall’amministratore di condominio, dal proprietario di un immobile oppure dal suo avvocato quando il locatario, cioè la persona o ente che ha ricevuto un appartamento, una casa, un terreno o un qualunque altro bene in locazione, non abbia pagato il canone dell’affitto per uno o più mesi.

In particolare, la lettera di sollecito pagamento affitto ha lo scopo di mettere d’accordo il locatore e il locatario che non ha rispettato le scadenze previste dal contratto di locazione così da evitare una costosa causa legale in tribunale dall’esito incerto ed anche per capire quali impedimenti hanno condotto il locatario a tale inadempienza. Tanto è vero che il debitore potrebbe essere soltanto momentaneamente in difficoltà e ritornare di lì a poco in grado di pagare.

In aggiunta bisogna evidenziare che una lettera sollecito pagamento affitto può essere impiegata sia in caso di locazione di beni immobili ad uso commerciale che per l’affitto di immobili ad uso abitativo.

E’ altresì importante sottolineare che per avere valenza legale la lettera di recupero crediti deve essere spedita via raccomandata A/R, cioè una raccomandata con prova di consegna, cui applicare una marca da bollo del valore di 2 euro.

Per l’invio della raccomandata, una soluzione interessante può essere l’utilizzo di un servizio di posta online. In questo modo è possibile risparmiare molto, sia in termini di tempo che di denaro. Inviare la raccomandata dal web infatti permette di non stampare la raccomandata e di non fare la fila in posta. Inoltre la raccomandata online certifica anche il contenuto della lettera, non solo il recapito.

Per quanto riguarda le informazioni da inserire nella lettera per solleciti di pagamento locazione è necessario scrivere i dati anagrafici delle parti che hanno sottoscritto il contratto di affitto, ossia il locatore e il locatario, i dati e la data del contratto di locazione, il numero delle mensilità in cui i canoni non sono stati pagati e la cifra complessiva che deve essere versata dal locatario.

In sintesi

La lettera di recupero crediti per mancato pagamento dell’affitto:

  1. Va utilizzata quando il locatario non paga il canone mensile dell’affitto secondo le scadenze previste dal contratto di locazione.
  2. Ha valenza legale se è spedita via raccomandata A/R.
  3. Deve contenere i dati anagrafici delle parti, i dati e la data del contratto di locazione, il numero dei mesi di inadempienza contrattuale e la cifra complessiva da pagare da parte del locatario.

Perchè avvalersi di un avvocato per i solleciti di pagamento

Consultare un avvocato tenace e preparato per un recupero crediti stragiudiziale, detto anche extra-giudiziale, è importante per ottenere in breve tempo delle soluzioni semplici per farsi pagare dai propri clienti inadempienti, ma con un tono di ufficialità come, per l’appunto, la lettera di recupero crediti scritta dall’avvocato stesso.

Inoltre, il legale può far seguire delle telefonate e delle visite per convincere il debitore ad un pagamento spontaneo. Per giunta una lettera di sollecito pagamento preparata da un avvocato permette un accordo pacifico fra il creditore e il debitore con soluzioni ragionevoli, per esempio la rateizzazione del debito, invece di ricorrere subito ad una costosa e lunga causa legale in tribunale per ottenere un pagamento coattivo da parte di un giudice.

Una lettera di recupero crediti può essere impiegata per reclamare il pagamento di qualunque credito scaduto, quindi anche per il canone dell’affitto, le fatture a 30, 60 o 90 giorni, lo stipendio, i tributi, ecc.

La presenza di un avvocato può fare la differenza

  1. Per ottenere soluzioni semplici, veloci e ragionevoli, ma caratterizzate da una certa ufficialità.
  2. Per cercare di recuperare i crediti in via stragiudiziale, invece di andare subito in tribunale.

Per quanto riguarda i costi per il recupero dei propri crediti in via stragiudiziale l’importo totale della parcella dell’avvocato dipende dall’entità del credito da recuperare, dai parametri forensi in mancanza di precedenti accordi per calcolare l’onorario su tale credito, dai contributi, dalle spese anticipate, dalle imposte, dalla ritenuta d’acconto e dal rimborso forfettario per le spese generali.

Valenza legale della lettera di sollecito pagamento

Sollecito pagamento via mail

Affinché una lettera di sollecito pagamento inviata per e-mail abbia valenza legale sia il mittente che il destinatario devono essere dotati di PEC, cioè di una casella di posta elettronica certificata, le e-mail non certificate non hanno valore legale.

Sollecito pagamento consegnato a mano

Per quanto concerne la raccomandata consegnata a mano ad un soggetto autorizzato a ritirare la posta si sottolinea che quest’ultima ha valenza legale se c’è la firma per ricevuta e accettazione del destinatario sulla copia della lettera per l’emittente.

Sollecito pagamento via raccomandata A/R

Per ciò che riguarda la raccomandata A/R, ossia la posta raccomandata con ricevuta di ritorno consegnata dal servizio postale, essa ha sicuramente valenza legale, ma il suo contenuto potrebbe venire contestato o negato per malafede dal cliente debitore. Ad esempio egli potrebbe asserire che dentro la busta da lettera non era presente nulla o che i fogli non erano stampati, cioè in bianco.

Per tali ragioni è preferibile spedire la lettera di sollecito pagamento via raccomandata A/R senza busta, detta anche raccomandata in foglio.

Per di più, la valenza legale e probatoria della lettera di sollecito pagamento è indispensabile nel momento in cui si debba andare in tribunale per il recupero crediti in via giudiziale con conseguente pagamento coattivo su ordine di un giudice.

In sintesi

La lettera di sollecito pagamento ha valenza legale e probativa per il recupero crediti in via giudiziale:

  1. Se è stata inviata tramite PEC.
  2. Se è stata consegnata a mano ad un soggetto autorizzato a ritirare la corrispondenza e la copia della stessa lettera per il mittente presenta la firma per ricevuta e accettazione del destinatario.
  3. Se è stata spedita via raccomandata A/R.

Raccomandata online

La raccomandata online ha piena validità giuridica ed anche un vantaggio: certifica il contenuto della lettera.

La raccomandata classica certifica solamente il recapito, permettendo così alla controparte di metterne in discussione il contenuto.

Cosa deve essere scritto in una lettera di sollecito pagamento

Una lettera di sollecito pagamento deve indicare i seguenti elementi elementi.

I dati anagrafici del mittente, ossia il creditore.

La formula di apertura, per esempio Egr. Dott. + cognome, Egr. Sig. + cognome, Spett.le Ing. + cognome oppure Spett.le + ragione sociale, cioè il nome dell’azienda e la sua forma giuridica.

I dati anagrafici del destinatario, ossia del debitore, ad esempio per quanto riguarda le aziende bisogna inserire la ragione sociale, l’indirizzo della sede legale e della sede operativa, la Partita IVA e i contatti quali il telefono, il fax e l’e-mail oppure si devono inserire il nome e il cognome di una persona, il suo codice fiscale, il suo indirizzo e i suoi contatti, eccetera. Più nello specifico, sotto i dati dell’azienda inadempiente è possibile scrivere la frase “Alla cortese attenzione del + ruolo + cognome”, cioè la persona che si occupa dei pagamenti, ad esempio il Responsabile della Contabilità.

La data e il luogo in cui viene scritta la lettera di diffida pagamento.

L’oggetto, cioè una breve frase per riassumere il contenuto della lettera, per esempio “primo sollecito pagamento affitto” oppure “secondo sollecito di pagamento fatture”. Al riguardo è opportuno evidenziare che nella terza lettera, essendo questa una lettera di messa in mora, bisogna inserire la frase “costituzione in mora”. In pratica l’oggetto della lettera di messa in mora dovrà essere “Ultimo sollecito di pagamento e costituzione in mora“.

Il contenuto, ovvero un’introduzione per prendere contatto col destinatario ed il corpo in cui si approfondisce l’argomento dell’oggetto, ossia la diffida pagamento. A tal proposito, nella seconda lettera e nella messa in mora è opportuno inserire il riferimento alle altre lettere di sollecito.

L’entità del credito di cui si chiede il pagamento.

Il numero e la data della fattura ormai scaduta.

Il nuovo termine entro cui il cliente deve pagare il suo debito, per esempio non più tardi di 10 o 15 giorni.

Le modalità per eseguire il pagamento, ad esempio si possono inserire le coordinate bancarie per ricevere il pagamento con un bonifico bancario oppure preferire un assegno bancario o circolare.

La formula di chiusura, ossia i ringraziamenti e i saluti.

La firma e il timbro del mittente, per esempio l’Amministratore di Condominio, l’Avvocato o il Responsabile Amministrativo.

L’elenco degli eventuali allegati aggiunti alla lettera di sollecito a pagare, ad esempio i documenti che dimostrano l’inizio del termine di prescrizione oppure i bollettini che permettono il pagamento del debito, anche rateizzato, presso un ufficio postale o una banca.

In sintesi

La lettera di mancato pagamento deve contenere:

  1. I dati anagrafici del mittente.
  2. La formula di apertura.
  3. I dati anagrafici del destinatario.
  4. La data e il luogo in cui si scrive.
  5. L’oggetto riassuntivo del contenuto del messaggio.
  6. Il riferimento (RIF.) ad un’altra lettera sollecito pagamento fatture se si sta preparando la seconda o la terza comunicazione scritta.
  7. Il contenuto del messaggio.
  8. L’ammontare del credito nei confronti del cliente.
  9. Il numero e la data della fattura ormai scaduta.
  10. La nuova scadenza entro cui il cliente deve pagare il debito.
  11. Le modalità di pagamento.
  12. La formula di chiusura.
  13. La firma e il timbro del mittente.
  14. L’elenco degli eventuali allegati aggiunti.

Vediamo un esempio: sollecito pagamento fatture

Vediamo assieme un esempio pratico immaginando una situazione in cui abbiamo una o più fatture per cui sollecitare il pagamento.

Il procedimento corretto da seguire è quello di inviare 3 lettere di sollecito. Naturalmente, a fronte del ricevimento dei pagamenti dovuti, la sequenza di invii si interromperà prematuramente.

Vediamo di seguito le tre lettere di sollecito.

Da notare che:

  • Il tono si fà più pressante di lettera in lettera.
  • Ogni lettera di sollecito contiene i riferimenti alla fattura oggetto del contendere.
  • Nella seconda e nella terza lettera si fà riferimento ai precedenti solleciti di pagamento inviati.
  • Nella terza ed ultima lettera viene indicata la scadenza di 10 giorni per il pagamento.

Facsimile prima lettera sollecito pagamento fatture

[Dati creditore]

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[Dati debitore]

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____________________

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Alla cortese attenzione di [Ruolo + Egr. Sig. Cognome, ad esempio Responsabile Contabile Egr. Sig. Rossi]

Trasmessa tramite raccomandata A.R. [Data e luogo]

OGGETTO

Primo sollecito di pagamento

Gentile cliente, in seguito ad un controllo contabile abbiamo riscontrato che la fattura [Numero e data della fattura], dell’importo pari a [Importo della fattura]€ e scaduta in data [Termine di pagamento della fattura] ad oggi non è ancora stata pagata.

La preghiamo al riguardo di normalizzare al più presto la sua posizione contabile, in particolare effettuando un bonifico alle coordinate [Coordinate bancarie] oppure attraverso un assegno bancario o circolare.

In caso invece abbia già disposto il pagamento la preghiamo di non ritenere valida la nostra richiesta.

Ringraziandola per l’attenzione le porgiamo distinti saluti.

[Luogo e data]

_________________________

[Timbro e firma]

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Facsimile seconda lettera sollecito pagamento fatture

[Dati creditore]

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[Dati debitore]

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Alla cortese attenzione di [Ruolo + Egr. Sig. Cognome, ad esempio Responsabile Contabile Egr. Sig. Rossi]

Trasmessa tramite raccomandata A.R. [Data e luogo]

OGGETTO

Secondo sollecito di pagamento

Gentile cliente, in riferimento alla nostra precedente lettera di sollecito pagamento del [Data della prima lettera di sollecito] dobbiamo nuovamente ricordarle di effettuare il pagamento della fattura [Numero e data della fattura], dell’importo pari a [Importo della fattura]€ e scaduta in data [Termine di pagamento della fattura] ad oggi non è ancora stata pagata.

La preghiamo al riguardo di normalizzare al più presto la sua posizione contabile, in particolare effettuando un bonifico alle coordinate [Coordinate bancarie] oppure attraverso un assegno bancario o circolare.

In caso invece abbia già disposto il pagamento la preghiamo di non ritenere valida la nostra richiesta.

Ringraziandola per l’attenzione le porgiamo distinti saluti.

[Luogo e data]

_________________________

[Timbro e firma]

_________________________

Facsimile terza lettera sollecito pagamento fatture

[Dati creditore]

____________________

____________________

____________________

[Dati debitore]

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____________________

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Alla cortese attenzione di [Ruolo + Egr. Sig. Cognome, ad esempio Responsabile Contabile Egr. Sig. Rossi]

Trasmessa tramite raccomandata A.R. [Data e luogo]

OGGETTO

Ultimo sollecito di pagamento

Gentile cliente, in riferimento alla nostra precedente lettera di sollecito pagamento del [Data della seconda lettera di sollecito] la invitiamo entro il termine di 10 giorni dalla ricezione della presente lettera di effettuare il pagamento della fattura [Numero e data della fattura], dell’importo pari a [Importo della fattura]€ e scaduta in data [Termine di pagamento della fattura] ad oggi non è ancora stata pagata.

La preghiamo al riguardo di normalizzare al più presto la sua posizione contabile, in particolare effettuando un bonifico alle coordinate [Coordinate bancarie] oppure attraverso un assegno bancario o circolare.

Si evidenzia fra l’altro che se anche questa nostra ultima lettera sollecito pagamento non otterrà ulteriore riscontro saremo costretti ad adire alle vie legali per il recupero delle somme di cui sopra. Inoltre, la informiamo che la presente lettera ha autenticità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge.

In caso invece abbia già disposto il pagamento la preghiamo di non ritenere valida la nostra richiesta.

Ringraziandola per l’attenzione le porgiamo distinti saluti.

[Luogo e data]

_________________________

[Timbro e firma]

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