Raccomandata a/r online, un parere giuridico
La raccomandata online è un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro, ma ha validità giuridica ?
Non tutti sanno che è possibile inviare una raccomandata online, evitando di recarsi all’ufficio postale. Alcuni invece nutrono dubbi sulla sua validità.
Ciò che rende appetibile un servizio di invio raccomandate online è certamente il risparmio in termini di tempo e denaro, ma è imperativo essere intransigenti su ciò che concerne la validità giuridica dell’invio.
Cerchiamo di fare un pò di chiarezza analizzando gli aspetti importanti da un punto di vista legale.
Breve introduzione sulla raccomandata online
Prima di addentrarci nelle questioni legali che riguardano la raccomandata online, è utile fare velocemente chiarezza su cosa è necessario fare per inviarne una. Non che ci sia molto da spiegare, la procedura è semplice.
Come fare una raccomandata online
Iniziamo dai requisiti. Quanto devi essere informatizzato ? Basta questo:
- Saper generare un PDF della tua lettera. Dovrai fare una scansione se la lettera nasce cartacea o usare “salva con nome” da Word se la lettera nasce in formato DOC.
- Avere normali capacità nell’utilizzo di internet. Dovrai registrarti ad un sito, inserire gli indirizzi e caricare il file PDF.
Competenze necessarie
Essere in grado di registrarsi su un portale.
Saper imputare online alcuni dati: indirizzo mittente e ricevente.
Saper creare un PDF e saperlo caricare online.
Essere in grado di eseguire un pagamento online.
Tutto molto semplice. Naturalmente prima o poi dovrai pagare il costo dell’invio: a seconda del fornitore utilizzerai un credito prepagato, oppure pagerai ad ogni invio solo, oppure pagherai in una singola soluzione a fine mese (questa per ovvi motivi è la soluzione meno frequente).
Per quanto riguarda il caricamento del PDF, qualche fornitore offre anche una applicazione da installare sul cellulare per inviare le raccomandate semplicemente scattando una foto della missiva (questo è il caso del mio provider LetteraSenzaBusta.com).
I vantaggi
Servizio online, nessun software richiesto
Risparmio di tempo
Risparmio di denaro
Le cose da controllare
Prova certa dell’avvenuto invio
Prova dell’avvenuta ricezione
Validità giuridica del documento
Aspetti legali della raccomandata online
Dopo la veloce introduzione, passiamo agli aspetti legali da tenere presente quando si invia una raccomandata via internet.
Prova dell’invio
inviando una raccomandata “classica” si resta in possesso della distinta cartacea di invio che costituisce prova certa opponibile a terzi. Nel caso della raccomandata online esistono due metodi per ottenere la stessa cosa:
- Essere in possesso del numero di raccomandata associato all’invio da Poste Italiane. Con questo numero è possibile accedere direttamente al servizio di ricerca raccomandate “raccomandata dove quando” di Poste Italiane per vedere i dettagli della spedizione, completi di data di invio e di consegna. Il numero di raccomandata deve essere fornito da chi eroga il servizio di spedizione online.
- Richiedere, a chi eroga il servizio di invio online, il recapito della distinta d’invio cartacea originale.
Quindi, nello scegliere un fornitore di raccomandate online, è importante preferire chi offre almeno uno dei due metodi.
Prova della ricezione
Per la prova della ricezione non esistono sostanziali differenze tra la raccomandata “classica” e la raccomandata online. Infatti, in entrambi i casi , il destinatario riceve una busta cartacea e firma una ricevuta di consegna che poi viene rispedita al mittente.
Certezza del contenuto
Vi è un aspetto particolarmente interessante dove la raccomandata online batte nettamente la versione classica: la certezza del contenuto dell’invio.
In entrambi i casi, per evitare che il destinatario contesti il fatto di aver ricevuto una busta vuota, può essere utilizzata la soluzione della raccomandata senza busta. Quando si parla di raccomandata online però ci sono degli aspetti informatici vantaggiosi rispetto alla normale raccomandata senza busta di Poste Italiane.
Con la raccomandata online, infatti, si invia un documento informatico che viene recapitato sotto forma di copia analogica dello stesso. L’originale inviato resta quindi salvato nei server del fornitore del servizio, oltre che nel computer del mittente, e può essere consultato in ogni momento.
Se l’infrastruttura tecnologica utilizzata per l’invio è dotata di un sistema di archiviazione digitale a norma, vengono garantite anche integrità ed immodificabilità del documento. In alternativa la marca temporale può essere apposta in autonomia sul proprio computer, rendendo di fatto immodificabile il documento (in questo caso il documento inviato tramite raccomandata online è considerato copia dell’originale e può essere disconosciuto solo da chi lo ha generato).
Se il file inviato non è stato sottoposto a conservazione digitale, spetterà al giudice valutare in fase di giudizio.
Validità giuridica del documento
Parlando di raccomandata online è importante capire che si entra nel merito del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Si deve quindi familiarizzare con i concetti di “documento informatico” e di “identificazione informatica”.
- Documento Informatico: Leggendo il CAD risulta che il documento informatico è “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Quindi il PDF che viene prodotto per essere inviato tramite raccomandata online è di fatto un documento informatico.
- Identificazione Informatica: Secondo il CAD, l’identificazione informatica è “la validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l’individuazione nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell’accesso”. Un esempio comune di identificazione informatica è la firma elettronica. Anche un sistema sicuro e ben progettato, dotato di login ed un registro di log, garantisce l’identificazione informatica, al pari della firma elettronica semplice.
Dunque, il servizio di invio online a cui vi affiderete deve avere queste caratteristiche:
- Deve offrire un sistema di login sicuro (protocollo SSL, riconoscibile dal lucchetto nella barra degli indirizzi).
- Deve avere un sistema di log che tenga traccia delle spedizioni effettuate.
Se questi requisiti sono soddisfatti, allora il documento inviato potrà essere considerato un documento informatico giuridicamente valido.
Come scegliere il servizio di invio raccomandate online
Le soluzioni presenti sul web sono molte, per valutarne alcune basta mettere in ricerca “raccomandata online” su Google.
Quale scegliere tra tanti ?
La mia scelta è stata LetteraSenzaBusta.com. In questo fornitore ho trovato i requisiti che cercavo:
- Certificazione del contenuto.
- Firma digitale dell’invio.
- Applicazione mobile per inviare raccomandate dal cellulare.
- Possibilità di apporre data certa al documento inviato.
Non tutti offrono tutte queste caratteristiche.
Conclusioni
In conclusione la raccomandata online permette di risparmiare tempo e denaro ed ha la stessa validità giuridica di una raccomandata semplice, basta scegliere il fornitore giusto. Possiamo finalmente riassumere per punti le caratteristiche distintive di un buon servizio di invio raccomandate online:
- Deve fornire il numero di raccomandata associato all’invio da Poste Italiane.
- Deve garantire l’invio, a fronte di richiesta da parte del mittente, della distinta d’invio cartacea.
- Deve fornire un sistema di login affidabile erogato attraverso una connessione sicura (protocollo SSL).
- Deve essere dotato di un sistema di log che permetta di recuperare in ogni momento i dettagli della spedizione.
- Possibilmente, deve essere dotato di un sistema di archiviazione digitale che garantisca l’immodificabilità dei documenti informatici trasmessi.
